Beslutsunderlag - vid ansökan om extern forskningsfinansiering / Supporting Form for the Decision Making

• Please find the English translation of this "Inledning" (Introduction) page in this PDF document: Rules for Applications for External Research Funding - The Process.
  
  The electronic application form itself you can find using the tabs numbered 1 to 3 above.

  -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

  Inledning

  Alla ansökningar om extern forskningsfinansiering vid Högskolan Dalarna ska, sedan 2018,  gå igenom en intern kvalitetssäkringsprocess före inskickande till forskningsfinansiär. Det är huvudsökande forskare (projektledaren) som ansvarar för att så sker och för att ansökan uppfyller både finansiärens och Högskolan Dalarnas villkor och krav. För fullständig processbeskrivning, se Regler för ansökningar om extern forskningsansökan.
  

  
  Observera att när ansökningar där finansiären kräver rektors underskrift planeras (exempelvis ansökningar till KK-stiftelsen) gäller följande:

  Ansökningarna ska anmälas till prefekt i tidigt skede, så att prefekt kan lyfta frågan i Rektors Ledningsråd (RL), där det avgörs huruvida Högskolan väljer att stå bakom ansökan (åtagande och inriktning).

  
  

  Processen i korthet:

  1. Avdelningschef och ämnesföreträdare ska informeras om att en ansökan förbereds.
  2. Ansökan ska kvalitetssäkras kollegialt (vetenskaplig granskning).
  3. Budget, ev medfinansiering och intern ekonomisk kalkyl ska godkännas av prefekt. Godkännandet ges under beredningen, före beslut om inskickande till finansiär.
     
     Prefekten godkänner också (genom sin roll) finansiärernas bidragsvillkor, exempelvis vad gäller arbetsgivarförhållanden, forskningsetisk prövning, projektets bemanning, utrustning, immateriella rättigheter, rapporteringar, upprättande av en datahanteringsplan och publicering av resultat. Prefekten intygar även att forskaren inte har fällts för oredlighet i forskning.
     
  4. Det ska fattas ett intern beslut om inskickande av ansökan till finansiär. Det är prefekt alt rektor som fattar detta beslut.
     Beslutsunderlaget utgörs av informationen i PM inför beslut (detta digitalt formulär) som huvudsökande forskare har fyllt i och skickat in inför beslut.
     
     Rektor beslutar om inskickande, efter hörande i Rektors Ledningsråd (RL), när:
     - högskolan/rektor står som huvudsökande (enligt krav från finansiären), (Notera att detta även gäller alla ansökningar inom EU-kommissionens ramprogram.)
     - ansökan kräver medfinansiering från högskolan överstigande 500 000 SEK. 
     
     Prefekt föredrar ärendet för rektor vid Rektors Ledningsråd (RL).
     Prefekten är huvudansvarig för beredning av ärendet och ska, inför föredragningen, ha godkänt ansökans budget, ev medfinansiering och intern ekonomisk kalkyl.
     Vid behov bistår projektledaren prefekten vid föredragningen. 
     
     Prefekt beslutar om inskickande, efter hörande i Institutionens Ledningsråd (IL), när:
     - projektledaren (forskaren) är huvudsökande (enligt krav från finansiären),
     - ansökan kräver medfinansiering från högskolan om max 500 000 SEK. 
     
     Proprefekt föredrar ärendet för prefekt vid Institutionens Ledningsråd (IL).
     Proprefekten är huvudansvarig för beredning av ärendet.
     Vid behov bistår projektledaren proprefekten vid föredragningen.
     
     Prefekten ska godkänna ansökans budget, ev medfinansiering och intern ekonomisk kalkyl, före beslut om inskickande.   
     Prefekten ska också verkställa beslut om inskickande genom signering i PRISMA (för de finansiärer som kräver detta).

• Från och med 2022 anpassas processen till Högskolans nya organisation och delegationsordning samt övergripande digitaliseringsarbete genom att Beslutsunderlag - vid ansökan om extern forskningsfinansiering görs om till ett digitalt formulär (se Flik 1-3 ovan) som skickas direkt till beslutsfattare, föredragande och sekreterare via det interna besluts- och ärendehanteringssystemet BeHDa.  Alla underlag som skickas in här diarieförs automatiskt. Projektledaren kontaktas därefter av rektors sekreterare eller institutionsadministratör för bokning av beslutsmöte.
  
  Extern forskningsfinansiering processen i korthet (pdf)
  

• Forskarens ansvar

  
  Huvudsökande forskare (projektledaren) vid HDa ansvarar för att:
  

  •  ansökan uppfyller såväl finansiärens som Högskolans krav och har gått igenom den interna ansökningsprocessen,
  • ansökan skickas till finansiär före sista ansökningsdatum, enligt utlysningens instruktioner,
  • den slutliga ansökan skyndsamt skickas till registrator@du.se för diarieföring. Ärendets diarienummer ska då anges.
    Obs! Detta gäller endast om några justeringar har gjorts i ansökan efter internt beslut om inskickande. Diarieföring sker annars automatiskt i samband med inskickande av Beslutsunderlag - vid ansökan om extern forskningsfinansiering. Vid smärre ändringar av budget eller intern ekonomisk kalkyl måste dessa först godkännas av prefekt.
  • beslut från finansiär (oavsett utfall) skyndsamt skickas till institutionsadministratören, för diarieföring och vidarebefordran till berörda internt. 

• Till stöd för huvudsökande forskare vid HDa:

  • Regler för ansökningar om extern forskningsansökan – processbeskrivning där utgångspunkter, arbetsgång, roller och ansvar definieras
  •  Checklista - en vägledning i arbetet 
    Notera! Checklistan utgör inte längre ett beslutsunderlag och ska inte bifogas ansökan inför beslut, som tidigare varit fallet.
  • Beslutsunderlag - vid ansökan om extern forskningsfinansiering (= detta digitala formulär, Flik 1-3)
    Fylls i av huvudsökande forskare vid HDa och skickas in för beslut. Efter inskickande blir forskaren kontaktad av rektors sekreterare eller institutionsadministratör för bokning av passande beslutsdatum. 

  Notera att du ska kontakta din ekonom tidigt i utlysningsfasen för dialog och rådgivning kring de ekonomiska delarna av projektidén/forskningsansökan (exempelvis upprättande av budget och intern ekonomisk kalkyl). Mer information om detta finns på Forskningsstödets sida Ekonomi och revision.

• Förberedelser

  Detta formulär måste för närvarande fyllas i vid ett och samma tillfälle och går inte att spara under tiden det fylls i (arbete pågår för att lösa detta). Förbered dig gärna genom att göra så här: 

  1. Skriv ut och använd  Ansökan om extern forskningsfinansiering - Beslutsunderlag - vid ansökan om extern forskningsfinansiering FRÅGOR  när du förbereder dig inför att fylla i uppgifterna nedan. Se till så att du har svar på frågorna.
  2. Förbered de underlag som ska bifogas ansökan, ex. 
     - ansökan (alla delar som finansiären kräver, exempelvis projektbeskrivning, budget, CV:s, intyg och stödbrev mm)
     -  intern ekonomisk kalkyl

  Kontaktuppgifter

  • Vid frågor om processen - Monika Matevska Stier, mmv@du.se 
  • Vid frågor om det digitala formuläret - Ellinor Säfström,  esf@du.se 
  • Vid frågor om beslutsmöte och övrig administration kontakta institutionsadministratören eller rektors sekreterare.

  
  

  Preparatory Work

  This electronic form needs to be completed in full at one time - that is to say, you cannot save the parts you have completed and return to complete the other parts at a later date (work is in progress to resolve this issue). Therefore, before you begin to fill out the form, we recommend that you do the following: 

  1. Print out and use Ansökan om extern forskningsfinansiering – Beslutsunderlag - vid ansökan om extern forskningsfinansiering before you begin filling in the details below. Make sure you have your answers to the questions ready.
  2. Prepare the documentation that you plan to include with your application: for example,
     - application (all parts required by the funding body, such as project description, budget, CVs, certificates and letters of support)
     - internal financial calculation

  Contacts

  With questions about the process – Monika Matevska Stier, mmv@du.se

  With questions about the digital application – Ellinor Säfström, esf@du.se

  If you have any questions about a decision meeting and other administration, please contact the senior administrator of your school or the secretary to the Vice-Chancellor.

  ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

• Finansiär / Funding body

• Finansiär: --- Vetenskapsrådet Formas Forte Vinnova KK-stiftelsen EU-Kommissionen Annan:
  Funding body:
• Annan finansiär:
  Other funding body:
• Program/utlysning:
  Programme/Call for proposals:
• Länk till webbsidan för programmet/utlysningen:
  Link to the webpage for the programme/call for proposals:
• Sista ansökningsdatum:
  Final date for application
• Ungefärlig tidpunkt för beslut av finansiär:
  Approximate time for decision by the funding body:

• -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
  

  Om projektet / About the Project

• Projekttitel (sv):
  Project title (Sw):
• Eventuell akronym:
  Acronym, if any:
• Projekttitel (eng):
  Project title (Eng):
• Kort beskrivning av den föreslagna ansökan (abstract):
  Short description of the proposed application (abstract):

• Finansiell information om projektet

• Sökt belopp, HDa (SEK):
  Amount applied for, DU (SEK):
• Ansökans totala belopp, alla parter, enligt budget (SEK):
  Total amount of application, all parties, according to budget (SEK):
• Kommer det krävas medfinansiering från Högskolan Dalarna: --- Ja/Yes Nej/No
  Will Dalarna University be required to co-finance the project?
• Ansvarig ekonom: --- Anders Gårdestig (aga@du.se) ILU Malena Hedin (mahd@du.se)/Julia Wiman (jwm@du.se) ISLL Liselott Hedman (lhd@du.se)/Jesper Bengtsson (jbn@du.se) IHOV Ulrika Eriksson (uer@du.se)/Maria Lindstens (mpr@du.se) IKS Mats Hägglund (mahl@du.se)/Petra Karlsson (pkn@du.se) IIT
  Financial officer:
• Beräknad projekttid (antal mån/år):
  Estimated project duration (number of months/years):

• --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
  

  Projektdeltagare / Project participants

• Huvudsökande organisation: --- Högskolan Dalarna Annan organisation
  Main applicant organisation:
• Ange annan organisation:
  Other organisation:
• Ansvarig projektledare som är tänkt att leda projektet för HDa:s räkning:
  Project manager
• E-post:
  Email:
• Institution: --- ​​​​​​​Institutionen för information och teknik Institutionen för lärarutbildning Institutionen för kultur och samhälle Institutionen för hälsa och välfärd Institutionen för språk, litteratur och lärande
  School:
• Formell projektledare (t ex prefekt eller rektor), om finansiären kräver detta:
  Formal project manager, if the funding body requires it:
• Övriga deltagare från Högskolan Dalarna:
  Other participants from Dalarna University:
• Ange eventuella övriga parters deltagande (högskolor/universitet, företag, myndigheter, kommuner, regioner etc):
  Names of any other participants (universities, businesses, organisations, local councils, regions, etc.)

• Intern dialog / Internal Discussion

• Avdelningschef och ämnesföreträdare ska informeras om att en extern forskningsansökan förbereds. Har detta skett? --- Ja/Yes Nej/No
  The director of the department (avdelningschef) and the head of subject (ämnesföreträdare) must be informed that an external application is being prepared. Has this been done?
• Om nej, förklara varför:
  If not, explain why:

• -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

  Kvalitetssäkring / Quality Assurance

• Är ansökans vetenskapliga kvalitet säkerställd? --- Ja/Yes Nej/No
  Has the scientific quality of the application been assured?
• Om nej, förklara varför:
  If not, explain why:
• Är finansiärens bedömningskriterier beaktade? --- Ja/Yes Nej/No
  Have the assessment criteria of the funding body been met?
• Om nej, förklara varför:
  If not, explain why:
• Beskriv kort hur kvalitetssäkringen har gjorts (t ex genom kollegialt forskningsseminarium, läsgrupp, extern granskning eller annan lämplig form):
  Describe the quality assurance process in brief (for example, a research seminar with fellow researchers, reading groups, external review or other suitable format).
• Uppfyller ansökan finansiärens och utlysningens formella krav och villkor? --- Ja/Yes Nej/No
  Does the application meet with the formal requirements and conditions of the funding body and the call for proposals?
• Om nej, förklara varför:
  If no, explain why:

• -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
  

• Är det budgeterat för Open Access (OA)-kostnader i ansökan? --- Ja/Yes Nej/No
  Are Open Access (OA) costs included in the budget?

• Många forskningsfinansiärer kräver Open Access-publicering av forskningsresultat och ersätter ev OA-kostnader. För mer information och rådgivning om Open Access, se Bibliotekets webbplats - Open Access

  Many research funding bodies require Open Access publication of research results and cover any OA costs. For more information and advice about Open Access, see the library webpage:  Open Access.
  

• Kommer finansiären kräva kompletterande avtal om ansökan blir beviljad (t ex sekretessavtal, konsortialavtal) vid ingåendet av det primära avtalet? --- Ja/Yes Nej/No
  Will the funding body require another agreement if the application is granted (for example, confidentiality agreement, consortium agreement) when the primary agreement is entered into?

• Vid juridiska frågor, kontakta högskolejurist Lena Gillström, lgl@du.se

  With legal questions, contact Senior Legal Advisor Lena Gillström, lgl@du.se
  

• Kräver projektet en forskningsetisk prövning? --- Ja/Yes Nej/No
  Does the project require a research ethics review?

• För mer information, se  Etikprövningsmyndigheten samt Forskningsetiska nämnden (FEN) - Högskolan Dalarna (du.se). 

  For more information, see Etikprövningsmyndigheten and Forskningsetiska nämnden (FEN) - Högskolan Dalarna (du.se)

• Kommer personuppgifter hanteras inom projektet? --- Ja/Yes Nej/No
  Will personal data be handled within the project?

• För mer information, se Etikprövningsmyndigheten eller kontakta högskolans dataskyddsombud, dataskydd@du.se.  
  

• Kräver finansiären att en datahanteringsplan upprättas om projektet beviljas? --- Ja/Yes Nej/No
  Will the funding body require a data-processing plan?

• För information och rådgivning, kontakta högskolans forskningsdatastöd, forskningsdata@du.se och se högskolans webbguide om hantering av forskningsdata.
  

  For information and advice, contact somebody who works with the University’s research data support: forskningsdata@du.se and see högskolans webbguide om hantering av forskningsdata

• I högskolans strategi framhålls att forskning och utbildning ska vara integrerad och sammanhållen. Hur är det tänkt att kunskaper från det föreslagna forskningsprojektet ska implementeras i undervisningen?
  The university's strategy emphasizes that research and education must be integrated and cohesive. How is it intended that knowledge from the proposed research project should be implemented in the teaching?
• Ladda upp ansökan här (de delar som finansiären kräver av HDa, exempelvis projektbeskrivning, budget, CV:s, intyg och stödbrev mm):
  Bläddra...

  
  Upload all parts of the application for Dalarna University (the parts that the funding body requires: for example, the project description, the budget, CVs, certificates)
  
  • ()
• Om ansökan inte laddas upp, ange skäl till detta:
  If the application is not uploaded, state the reasons for this:
• Ladda upp intern ekonomisk kalkyl som upprättats tillsammans med ekonom:
  Bläddra...

  
  Upload the internal financial calculation prepared together with economist::
  
  • ()

• Vid inskickande av ansökan för beslut, via detta digitala formulär, diarieförs alla underlag automatiskt.

  Om några justeringar görs i ansökan efter internt beslut om inskickande ska projektledaren skyndsamt skicka den slutliga ansökan till registrator@du.se för diarieföring. Ärendets diarienummer ska då anges. Vid smärre ändringar av budget eller intern ekonomisk kalkyl måste dessa först godkännas av prefekt.  
  

  
  

  When the application is submitted for a decision using this digital form, all underlying documentation are automatically filed (diarieförs).

  After the internal decision about submission to the funding body has been made, the scientific content of the application may still be modified. However, only minor modifications can be made to the application, and there can be no changes to the project title, the budget or the internal financial calculation. If there are minor modifications after the decision has been made, the project manager must ensure that the final version of the application is filed electronically (diarieförs).
  

• Godkännande av ansökans budget och ev. medfinansiering / Approval 

  Prefekt ska informeras och godkänna ansökans budget, ev medfinansiering och intern ekonomisk kalkyl.
  Godkännandet ges under beredningen, före internt beslut om inskickande av ansökan till finansiär.  

  
  The head of school (prefekt) must approve all applications for external research funding. 

• Beslut om inskickande av ansökan till finansiär / Decision on the submission of the application to the funding body
  

  
  

  Beslutsfattare och föredragande / Decisionmaker/Presenter and the administrative officer

  Rektor alternativt prefekt beslutar om inskickande av ansökan till finansiär, efter hörande i rektors ledningsråd (RL) eller institutionens ledningsråd (IL).  

  
  Rektor beslutar om inskickande, efter hörande i Rektors Ledningsråd (RL), när:

  - högskolan/rektor står som huvudsökande (enligt krav från finansiären). Notera att detta även gäller alla  EU-ansökningar inom EU-kommissionens ramprogram.

  - ansökan kräver medfinansiering från högskolan överstigande 500 000 SEK, 

  Prefekt föredrar ärendet vid Rektors ledningsråd. Vid behov bistår projektledaren prefekten vid föredragningen.
  
  

  Prefekt beslutar om inskickande, efter hörande i Institutionens Ledningsråd (IL), när:

  - projektledaren (forskaren) är huvudsökande (enligt krav från finansiären),
  - det krävs medfinansiering från högskolan om max 500 000 SEK, 

  
  Proprefekt föredrar ansökan vid institutionens ledningsråd. Vid behov bistår projektledaren proprefekten vid föredragningen.

  Prefekten verkställer också beslut om inskickande genom signering i PRISMA (för de finansiärer som kräver detta).  
  

  
  

  The Vice-Chancellor or the head of school (prefekt) decides on the submission of the application to the funding body. 
  
  

  The Vice-Chancellor decides on submission when:
  - the University/Vice-Chancellor is the main applicant (according to requirements set by the funding body)
  - the application requires co-financing from the University in excess of 500 000 SEK. 

  The head of school presents the application at the Advisory Council to the Vice-Chancellor (Rektors ledningsråd).

  The head of school (prefekt) decides on submission when:
  - the project manager (researcher) is the main applicant (according to requirements set by the funding body)
  - the application requires co-financing from the University in excess of 500 000 SEK. 

  The deputy head of school (proprefekt) presents the application at the Advisory Council of the respect school (Institutions ledningsråd).

  The head of school (prefekt) also executes decisions concerning the submission of applications by signing off in PRISMA (for those funding bodies that require this).

• Inför beslut / Ahead of a decision

  • All information i detta formulär, inklusive uppladdade bilagor, kommer att skickas direkt till Rektors ledningsråd eller Institutionens ledningsråd för hörande inför beslut (via mötes- och beslutshanteringsverktyget BeHDa).  
  • Du som projektledare kommer bli kontaktad av rektors sekreterare eller institutionsadministratör angående bokning av mötestillfälle.
  • Deadline för inskickande av ärenden/underlag: Normalt 7 dagar före beslutsmötet eller i dialog med sekreterare.

  
  

  All information in this form, including the uploaded appendices, will be sent directly to the Advisory Council tot he Vice-Chancellor (Rektors ledningsråd) or the Advisory Council to the respective school (Institutions ledningsråd for a decision (using BeHDa).

• Vem beslutar om inskickande av ansökan till finansiär (baserat på ovan nämnda kriterier)? --- Rektor/Vice Chancellor Prefekt/Head of school
  Who is to make the decision on the submission of the application to the funding body (based on the previously mentioned criteria)?

• Prefekt föredrar ärendet vid Rektors ledningsråd. Vid behov bistår projektledaren prefekten vid föredragningen. 
  

  The head of school (prefekt) presents the application at the Advisory Council to the Vice-Chancellor (rektors ledningsråd).

• Vem föredrar ansökan på rektors ledningsråd (namn på föredragande)? --- Anna Parkhouse Elisabeth Daunelius Ingela Wiklund Maria Görts Joakim Storck
  Who will present the application at the Advisory Council of the Vice-Chancellor (Rektors ledningsråd)?:
• Önskat beslutsdatum:
  Preferred date for a decision:

• Rektors ledningsråd genomförs måndagar udda veckor kl. 13.00-16.00.
  

  Deadline för inskickande av ärenden/underlag: 7 dagar före mötet (måndagen före mötet).

  Du som projektledare kommer bli kontaktad av sekreterare angående bokning av beslutsmöte.

• Proprefekt föredrar ansökan vid institutionens ledningsråd. Vid behov bistår projektledaren proprefekten vid föredragningen. 
  

  The deputy head of school (proprefekt) presents the application at the Advisory Council to the respective school (Institutions ledningsråd).

• Vem föredrar ansökan på institutionens ledningsråd (namn på föredragande)? --- Anneli Strömsöe Boglárka Straszer Ewa Wäckelgård Tarja Alatalo Thorbjörn Swenberg Tomas Axelsson
  Who will present the application at the Advisory Council to the respective school (Institutions ledningsråd)?
• Önskat beslutsdatum:
  Preferred date for a decision:

• Institutionen för information och teknik: Beslutsmöten tisdagar, varje vecka.
  Institutionen för lärarutbildning: Beslutsmöten tisdagar, varje vecka.
  Institutionen för kultur och samhälle: Beslutsmöten tisdagar, udda veckor.
  Institutionen för hälsa och välfärd: Beslutsmöten onsdagar, varje vecka.
  Institutionen för språk, litteratur och lärande: Beslutsmöten tisdagar, udda veckor.

  Deadline för inskickande av ärenden/underlag: 7 dagar före mötet.

  Du som projektledare kommer bli kontaktad av sekreterare angående bokning av beslutsmöte.

  
  

  School of Information and Engineering: decision meetings Tuesdays, every week.
  School of Teacher Education: decision meetings Tuesdays, every week.
  School of Culture and Society: decision meetings Tuesdays, odd weeks.
  School of Health and Welfare: decision meetings Wednesdays, every week.
  School of Language, Literatures and Learning: decision meetings Tuesdays, odd weeks.

  Deadline for submission of the file/underlying documents: 6 days ahead of the meeting.

  If you are the project manager, the senior administrator (institutionssekreterare) will contact you to book time at the decision meeting.

• Diarieföring / Electronic Filing

  • All information och alla uppladdade bilagor i detta formulär diarieförs automatiskt efter inskickande. Ett mail med ärendets diarienummer skickas till projektledaren och en pdf-fil med den ifyllda ansökan laddas ned automatiskt till projektledarens dator. 
    
    Notera att om några justeringar görs i ansökan efter internt beslut om inskickande ska projektledaren skyndsamt skicka den slutliga ansökan till registrator@du.se för diarieföring. Ange då diarienummer.
    
    Vid smärre ändringar av budget eller intern ekonomisk kalkyl måste dessa först godkännas av prefekt. 
  • När beslut inkommer från finansiär (oavsett utfall) ska projektledaren snarast skicka detta till institutionens sekreterare för diarieföring och vidarebefordran till berörda internt. 

  
  

  All information and all uploaded attachments in this form are automatically filed electronically (diarieförs) after they have been submitted. 

  An email that includes the file number (diarienummer) will be sent to the project manager.